Aanbestedingen schrijven is een vak apart. Niet omdat de inhoud ontbreekt – die zit in de hoofden van de mensen in jouw organisatie. Maar omdat het vertalen van die inhoud naar een overtuigende inschrijving een combinatie vereist van strategisch denken, schrijfvaardigheid en kennis van het aanbestedingsproces.
De meest gehoorde afwijzing bij verloren aanbestedingen is dat de tekst niet concreet of duidelijk genoeg was – of dat de aangeboden oplossing niet aansloot bij de wensen van de aanbestedende dienst. Frustrerend, zeker als je ervan overtuigd bent dat jouw aanbod het beste is. Maar dit zijn fouten die je kunt voorkomen.
1. Begin met lezen, niet met schrijven
Aanbestedingen hebben vaak een strakke deadline. Logisch dat je meteen aan het werk wilt. Maar begin niet te snel met schrijven – zorgvuldig lezen gaat altijd voor.
Vraag jezelf af: kunnen we dit leveren? Zijn we onderscheidend genoeg? En misschien nog belangrijker: waarom stelt de opdrachtgever deze vraag? Wat wil hij bereiken met de aanbesteding?
Wie de vraag achter de vraag begrijpt, schrijft een inschrijving die aansluit op de werkelijke behoefte – niet alleen op de letterlijke tekst van het bestek.
Bron: Pianoo – Expertisecentrum Aanbesteden (pianoo.nl): het analyseren van de doelstellingen van de opdrachtgever is een van de meest onderschatte stappen in het inschrijfproces.
2. Gebruik de Nota van Inlichtingen strategisch
Start je te laat met inlezen, dan mis je de NvI-vragenrondes: momenten waarop je de aanbestedende dienst om verheldering kunt vragen. Dat is zonde, want door het stellen van NvI-vragen begrijp je de vraag beter en bereik je soms zelfs gunstigere inschrijvingstarieven.
Behandel de NvI niet als een formaliteit maar als een strategisch instrument. De manier waarop je vragen stelt geeft de opdrachtgever ook een eerste indruk van hoe je denkt.
Bron: Ondernemersplein.nl (overheidsportaal): “Sommige overheidsorganisaties zetten ook een inkoopkalender op hun eigen website. Daarin kun je zien wanneer ze aanbestedingen publiceren op TenderNed.” Gebruik dit in combinatie met de NvI om zo vroeg mogelijk betrokken te raken.
3. Bepaal je win-thema’s voor je begint
De sterkste inschrijvingen vertellen een consistent verhaal. Ze zijn geen opsomming van competenties, maar een gerichte onderbouwing van waarom jij de beste partij bent voor deze specifieke opdracht.
Bepaal voor elke aanbesteding twee tot drie win-thema’s – de punten waarop jij onderscheidend kunt scoren. Verwerk die consequent door alle planonderdelen heen. Een beoordelaar die jouw inschrijving leest moet na de eerste pagina al weten waar jij voor staat.
TenderStrateeg: TenderStrateeg analyseert het bestek en helpt je de gunningscriteria te vertalen naar concrete win-thema’s op basis van jouw profiel en eerdere inschrijvingen.
4. Schrijf SMART – specifiek, meetbaar, onderbouwd
Een van de meest toegepaste schrijfmethoden in aanbestedingen is SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Hoewel opdrachtgevers de methode zelden expliciet noemen, verwachten zij wel dat inschrijvers duidelijke, toetsbare antwoorden formuleren.
Vermijd lege claims. Niet: “wij hebben ruime ervaring in dit domein.” Wel: “wij hebben zeventien vergelijkbare opdrachten uitgevoerd in deze sector, waarvan veertien binnen planning en budget afgerond in de periode 2021-2025.”
Beoordelaars lezen tientallen inschrijvingen. Ze waarderen bewijzen, geen beloftes.
SMART – Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Vertaal elk kwaliteitsargument naar een concrete, toetsbare bewering. SMART schrijven is geen theoretische oefening – het is wat aanbestedende diensten verwachten maar zelden expliciet vragen.
5. Gebruik de STAR-methode voor referenties en voorbeelden
Referenties en praktijkvoorbeelden zijn cruciaal in aanbestedingen. Maar veel inschrijvers beschrijven referenties als een opsomming van wat ze hebben gedaan – zonder te laten zien wat ze hebben bereikt.
De STAR-methode biedt een bewezen structuur voor het beschrijven van referenties: Situatie, Taak, Actie, Resultaat. Geen bewering zonder voorbeeld. Geen voorbeeld zonder resultaat.
Gebruik deze structuur bij elke referentie die je opvoert. Dat maakt de tekst niet alleen overtuigender, maar ook makkelijker te beoordelen voor de commissie.
STAR-methode – Situatie – schets de context. Taak – wat was de opdracht? Actie – wat deed jouw organisatie concreet? Resultaat – wat was het aantoonbare resultaat? Elk voorbeeld in een inschrijving wordt sterker met deze structuur.
Bron: Frankwatching (maart 2026): “De STAR-methode werkt hier precies zoals in storytelling: Situatie, Task, Action, Result. Geen bewering zonder voorbeeld. Geen voorbeeld zonder resultaat.” (frankwatching.com)
6. Structureer vanuit de beoordelaar, niet vanuit jezelf
Vermijd dat je tekst een zoekplaat wordt voor de beoordelaars. Werk met duidelijke koppen die overeenkomen met de uitvraag.
Volg de structuur van het bestek. Beantwoord elke deelvraag expliciet. Een beoordelaar die moet zoeken naar jouw antwoord haakt af – of geeft minder punten omdat hij niet zeker weet of je iets hebt beantwoord.
Een goede inschrijving loopt niet altijd als een trein. Dat is geen tekortkoming – dat is de structuur die aanbestedende diensten van je verlangen.
Bron: TenderAcademy / TSG Methodiek: “De kunst van het weglaten” is een van de kernprincipes van sterk aanbestedingen schrijven. Meer woorden zijn niet hetzelfde als meer overtuiging.
7. Ken de context: EMVI en Best Value
Niet elke aanbesteding beoordeelt op dezelfde manier. Het is belangrijk te begrijpen welk gunningsmodel de opdrachtgever hanteert.
Bij EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) weegt kwaliteit zwaarder dan prijs. De specifieke wegingen staan in de leidraad – lees die grondig voor je begint met schrijven.
Bij Best Value Procurement (BVP) of prestatie-inkoop bepaal jij als opdrachtnemer in grote mate de aanpak. De opdrachtgever stelt de doelstellingen vast en geeft jou de ruimte om te laten zien waarom jij de meest gekwalificeerde partij bent. BVP vraagt om een andere schrijfaanpak: minder standaardteksten, meer inhoudelijke expertise en risicobeheersing.
Best Value Approach – Ontwikkeld door Dean Kashiwagi (Arizona State University), in Nederland geïntroduceerd in 2010. De methodiek gaat uit van de expertise van de opdrachtnemer. Rijkswaterstaat past BVP toe voor GWW-opdrachten. Bij BVP onderscheid je je met kennis en risicoanalyse – niet met standaardteksten. (Bron: Pianoo.nl / Rijkswaterstaat)
8. Evalueer elke verloren aanbesteding
Een verloren aanbesteding is geen verspilde moeite als je er iets van leert. Vraag altijd gunningsfeedback op – dat is wettelijk verplicht voor de opdrachtgever.
Analyseer per gunningscriterium waar je punten hebt laten liggen. Was het de prijs? De kwaliteit van het plan van aanpak? De onderbouwing van referenties? Verwerk die inzichten in je aanpak voor de volgende inschrijving. Organisaties die dit structureel doen, verbeteren hun winkans elk jaar.
TenderStrateeg: TenderStrateeg slaat gunningsfeedback op in de bibliotheek zodat elke volgende inschrijving er automatisch van leert.
Hoe TenderStrateeg het schrijfproces versnelt
Een goede aanbesteding schrijven kost tijd. Maar veel van die tijd gaat op aan zaken die je kunt automatiseren: het terugzoeken van eerdere teksten, het analyseren van gunningscriteria en het opbouwen van een eerste structuur.
TenderStrateeg doet dat werk voor je. Het platform analyseert het bestek, legt de gunningscriteria bloot en bouwt een eerste concept op basis van wat jouw organisatie eerder heeft gewonnen. Partijen die schrijven met TenderStrateeg zijn gemiddeld twee keer sneller – zonder in te leveren op kwaliteit.
Benieuwd wat dat voor jouw tenderproces betekent? Plan een gratis demo van 30 minuten via tenderstrateeg.nl/demo-plannnen
Veelgestelde vragen over aanbestedingen schrijven
Hoe lang duurt het schrijven van een aanbesteding?
Dat varieert sterk per opdracht. Een eenvoudige inschrijving kost een klein team al snel twintig tot dertig uur. Complexe EMVI-tenders met meerdere kwaliteitsonderdelen kunnen oplopen tot zestig uur of meer. Met een goede bibliotheek en de juiste tools is dat significant te reduceren.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het schrijven van aanbestedingen?
Te laat beginnen, te weinig aandacht voor de vraag achter de vraag, passief en vaag taalgebruik, en inschrijvingen die niet zijn afgestemd op de specifieke opdrachtgever. De meest gehoorde afwijzing is dat de tekst niet concreet genoeg is.
Wat is het verschil tussen EMVI en Best Value Procurement?
Bij EMVI weegt de opdrachtgever prijs en kwaliteit op basis van vooraf vastgestelde criteria en wegingen. Bij BVP stelt de opdrachtgever de doelstellingen vast en geeft de opdrachtnemer veel meer vrijheid om de aanpak en oplossing zelf te bepalen. BVP vraagt om een andere schrijfaanpak: meer eigen expertise tonen, minder standaardteksten.
Mag je eerdere inschrijvingen hergebruiken?
Ja, als vertrekpunt. Kopieer nooit zonder aanpassen – elke opdrachtgever heeft andere behoeften. Gebruik eerdere teksten als inspiratie en bouw er gericht op voort.
Hoe pas je de STAR-methode toe in een aanbesteding?
Gebruik STAR bij elke referentie of praktijkvoorbeeld: beschrijf de Situatie, de Taak die was belegd, de Actie die jouw organisatie heeft ondernomen en het aantoonbare Resultaat. Dat maakt referenties concreet en toetsbaar voor de beoordelingscommissie.
